Projekbeskrivelse

Samtaler og årshjul skabte overblik over strategi og opgaver

Christina Lund manglede hjælp og et værktøj til at holde styr på konkrete opgaver og arbejdet med strategiske mål. Hun aftalte et forløb over tre måneder med Robert Jakobsen, og årshjulet blev et vigtigt værktøj i processen.

Christina Lund - Årshjul, samtaler

I oktober 2015 var Christina Lund på Kirkens Forum. Her var hun blandt andet på udkig efter noget, hun ikke helt vidste, hvad var.

Hun havde i knap to år været ansat som kirke- og kulturmedarbejder i Fredenskirken i Viby, og det seneste halve år havde hun sammen med denne funktion også været daglig leder i kirken. Der var lavet en stillingsbeskrivelse for den daglige leder, men virkelighedens praksis var ikke helt så ligetil.

“Det var stadig meget svævende og rodet for mig, hvad det var, jeg skulle – og ikke skulle. Det var nyt for mig at være daglig leder, og det var også nyt for kirken at have en daglig leder, så der var ingen, der kunne præcisere det,” siger Christina Lund.

Manglede overblik og struktur

Kirkens Forum mødte hun Robert Jakobsen og blev hurtigt klar over, at han kunne hjælpe hende videre.

”Da jeg mødte Robert på messen, kunne jeg ikke helt sætte ord på, det, jeg manglede, men var svævende omkring struktur, ledelse, strategi, overblik og noget visuelt. Jeg havde tænkt på årshjul som værktøj, men var ikke helt klar over, hvordan jeg skulle gribe det an. Robert havde årshjul hængende på sin stand, så jeg gik hen til ham og sagde: ”Dig skal jeg snakke med, for du har noget af det, jeg mangler.” Det betød også noget for mig, at han havde kendskab til folkekirken og opbygningen,” siger Christina Lund.

De fandt frem til, at personlige samtaler ville være den bedste løsning, og Menighedsrådet i Fredenskirken bakkede op om Christina Lunds ønske om et tre måneders forløb med Robert Jakobsen. Årshjulet var noget af det første, de tog fat på.

Årshjul til planlægning og strategi

Et årshjul er et planlægningsværktøj, som giver overblik over et års aktiviteter, emner, strategier, mål og andre ting, og hvor der er mulighed for at se forskellige spor i sammenhæng.

”Jeg gik i gang med flere årshjul og valgte at arbejde med et online-værktøj, der hedder Plandisc. Et årshjul kan både bruges til de overordnede strategiske overvejelser og mål og til den helt konkrete planlægning af for eksempel PR-aktiviteter. Lige nu arbejder jeg med fire forskellige årshjul: Et for PR, et for menighedsråd, et for ledelse af personalet og et for aktiviteterne i kirken,” siger Christina Lund.

Se to eksempler på årshjul nederst.

”Årshjulet gør, at jeg hele tiden er på forkant med de ting, der skal ske, og jeg har fået overblik og ro i hovedet. Jeg er også stadig i gang med at finde ud af, hvilke årshjul jeg har behov for og hvilke ringe, der skal være. Det vil være en løbende proces.”

”For mig er det nyt at tage mig så meget tid til at planlægge, men gennem forløbet med Robert er jeg blevet opmærksom på, at hvis ikke jeg bruger den tid fra starten, og finder ind til detaljerne i begyndelsen, så bider det sig i halen senere. Det har også været godt at have en aftale med Robert om at bruge tid på planlægning, for aftalen med ham har været med til, at jeg har fået prioriteret tiden til det,” siger Christina Lund.

One-liners ændrer arbejdsrutiner

”Det er blevet tydeligt, at det er nødvendigt for mig at bruge tid på at planlægge i detaljer for at skabe det overblik, mit hoved har brug for. Her er vi også forskellige som mennesker, og andre har ikke den samme brug for planlægning og overblik, som jeg har. Det har samtalerne med Robert også været med til at tydeliggøre for mig. Jeg er et menneske, der er meget opmærksom på, hvad der foregår rundt omkring mig, og det kommer nemt til at virke som støj og uro i mit hoved. Robert har givet mig nogle konkrete værktøjer til, hvordan jeg kan sortere i det, der kommer ind, og det er blevet til nogle one-liners, der hænger som sætninger ved mit skrivebord.”

”Flyt dig”, er den ene af disse one-liners. ”Den handler om, at jeg skal flytte mig til et andet sted i huset, for eksempel et mødelokale, hvis jeg har behov for at fordybe mig i en opgave og ikke blive forstyrret,” siger Christina Lund, som også er blevet overrasket over, hvilke muligheder hendes arbejdsplads rummer.

”Til den sidste samtale sluttede Robert og jeg af med at sidde 8-10 minutter i kirkerummet. Vores organist sad helt tilfældigt og øvede, og det var en fantastisk oplevelse af ro. Jeg havde fuldstændig overset den mulighed, at jeg i det daglige har adgang til et fantastisk rum,” siger hun.

Hun har også arbejdet med andre arbejdsrutiner og ”15 minutter” er en one-liner, der har ændret hendes tilgang til opgaver.

”Jeg kan kigge på en opgave og tænke, at det er helt uoverskueligt, og det tager for lang tid. Men i stedet for at opgive den, skal jeg sætte mig ned med tanken om bare at bruge 15 minutter, gå i gang med et blankt stykke papir og se, hvor langt jeg når på 15 minutter. Ofte bruger jeg mere tid, når jeg først kommer i gang, men tanken om de 15 minutter er med til, at jeg finder opgaven overskuelig.”

Ledelse i folkekirken er kompleks

Et andet emne, de har været omkring flere gange i forløbet, er ledelse og forestillingen om en leder.

”Mit billede af ledelse har også ændret sig, siden jeg blev ansat og i forløbet med Robert. Jeg tænkte, at ledelse er lig med noget, man kan putte ned i en kasse. I mit billede var en leder noget højt hierarkisk med en person, der sidder og udstikker ordrer, og jeg kunne mærke, at det ikke var det, jeg skulle bedrive i folkekirken. Så jeg søgte også et nyt billede af, hvad ledelse går ud på. Det er ikke det, jeg direkte har fået fra Robert. Han har ikke fortalt mig, hvad ledelse er i folkekirken, men han har stillet nogle spørgsmål i forhold til mig som leder og det, jeg gør og det, jeg kan,” siger Christina Lund, der også som en del af forløbet med Robert Jakobsen gennemførte en ledelsesevaluering med medarbejderne ved Fredenskirken, så de var med til at sætte ord på hvilken ledelse, der var behov for i kirken.

”Jeg er også blevet opmærksom på, at det at lede i en folkekirke kan være komplekst. Og at det derfor også er helt legalt for mig, at jeg har følt mig forvirret, fordi det er en kompleks struktur.”

Har fået større arbejdsglæde

Christina Lund oplever tydeligt, at forløbet med Robert Jakobsen har givet hende et større overskud i arbejdet som daglig leder.

”Jeg har ikke fået mindre arbejde af det, men jeg har fået større forståelse for mit arbejde. En masse brikker er faldet på plads for mig, og jeg har fået større struktur og overblik over min arbejdsdag og -opgaver. Det munder alt sammen ud i en overordnet større arbejdsglæde, fordi der er nogle ting, der står mere tydeligt for mig nu, end de gjorde før forløbet med Robert,” siger Christina Lund.
Robert Jakobsen og Christina Lund har afsluttet de tre måneders forløb, men har en aftale om opfølgning om et halvt år.

”Aftalen om et halvt år betyder for mig, at jeg bliver holdt fast på at arbejde videre med de ting, vi har talt om i forløbet. Vores aftale minder mig om at bruge de nye værktøjer. Det giver mig også en tryghed at vide, at Robert står til rådighed på mail og telefon, hvis jeg har brug for ham inden. Jeg ser også mine one-liners hver dag og bliver mindet om, hvad jeg lærte i forløbet med Robert. Det skubber mig til at bruge dem og til at gøre mit arbejde bedre. Og så glæder jeg mig til at vise Robert, hvor langt jeg er nået, når vi ses igen om et halvt år. Man vil jo altid gerne imponere læreren,” siger Christina Lund med et smil.

Årshjul PRÅrshjul-eksempel: PR-plan

Årshjulet for PR bruger Christina Lund blandt andet til at få overblik over aktiviteter, flyers og deadlines i forhold til at indsende annoncer.

Årshjul menighedsrådÅrshjul-eksempel: Menighedsråd

I årshjulet for menighedsrådet er der tre ringe: Menighedsråd, forretningsudvalgsmøder og økonomi. Der kan også tilføjes flere ringe, for eksempel med temaer for menighedsrådets møder.

Læs om flere kunder som får ordet

Samtale med Robert

Robert tager gerne på besøg for gennem en samtale at øge kendskabet til hinanden og sammen skitsere et evt. samarbejde.

Invitér Robert på en kop kaffe og en samtale.

Tlf.: 2818-2123
Mail: rj@robertjakobsen.dk